Microsoft 365 Beheer 14 min leestijd

Nieuwe Outlook Migratie Voorbereiden: Gids voor IT-Beheerders

De verplichte Outlook-migratie is uitgesteld tot maart 2027, maar wacht niet te lang. Leer hoe je de automatische migratie blokkeert, COM-add-ins inventariseert, PST-bestanden migreert en je organisatie voorbereidt met praktische PowerShell-scripts.

Editorial Team

Waarom je nu al moet beginnen met de Outlook-migratie

Oké, laten we eerlijk zijn. Toen Microsoft begin maart 2026 aankondigde dat de verplichte migratie naar de nieuwe Outlook is uitgesteld tot maart 2027, hoorde ik IT-beheerders collectief opgelucht ademhalen. Begrijpelijk. Maar hier is het ding: dat extra jaar vliegt voorbij.

En als je denkt dat je dit kunt uitstellen tot het laatste moment — veel plezier met de berg helpdesk-tickets die dan op je afkomt. Ik heb het bij een paar organisaties meegemaakt en geloof me, dat wil je niet.

De nieuwe Outlook voor Windows is namelijk geen simpele update. Het is een compleet nieuw product, gebouwd op webtechnologie, zonder ondersteuning voor COM-add-ins, met beperkte PST-ondersteuning en een totaal andere architectuur. Voor eindgebruikers voelt het als een andere app. Voor IT-beheerders is het een migratie die zorgvuldige planning vereist.

In deze gids doorlopen we stap voor stap alles wat je moet weten: van het blokkeren van automatische migratie tot het inventariseren van add-ins, het afhandelen van PST-bestanden en het voorbereiden van je gebruikers. Dus, laten we erin duiken.

Timeline: wat gebeurt er wanneer?

Laten we eerst even het overzicht op een rijtje zetten. De planning is de afgelopen maanden behoorlijk veranderd, en eerlijk gezegd is het soms lastig bij te houden.

  • Nu (maart 2026) — De nieuwe Outlook is beschikbaar als opt-in via de toggle in klassiek Outlook. IT-beheerders kunnen deze toggle verbergen of de migratie blokkeren.
  • Maart 2027 — Start van de opt-out-fase voor enterprise-klanten. Gebruikers worden automatisch overgezet, maar kunnen nog terugschakelen naar klassiek Outlook.
  • 2027-2029 — Cutover-fase: de toggle om terug te schakelen verdwijnt geleidelijk. Klassiek Outlook blijft beschikbaar via perpetual-licenties.
  • April 2029 — Officieel einde van ondersteuning voor klassiek Outlook.

De aankondiging van Microsoft (gepubliceerd onder kenmerk MC949965) benadrukt dat organisaties minimaal 12 maanden voorafgaand aan de cutover-fase worden geïnformeerd. Maar wacht daar niet op — je wilt niet reactief bezig zijn.

Automatische migratie blokkeren

Het allereerste wat je als IT-beheerder wilt doen: voorkom dat gebruikers per ongeluk of automatisch worden overgezet. Serieus, doe dit vandaag nog als je het niet al hebt gedaan. Er zijn drie methoden beschikbaar.

Methode 1: Via het Windows-register

De snelste manier, ideaal voor individuele machines of kleine omgevingen:

# Maak de registersleutel aan als deze niet bestaat
New-Item -Path "HKCU:\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences" -Force

# Blokkeer de automatische migratie (0 = geblokkeerd, 1 = toegestaan)
Set-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences" -Name "NewOutlookMigrationUserSetting" -Value 0 -Type DWord

# Verberg de toggle-knop in klassiek Outlook
Set-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences" -Name "HideNewOutlookToggle" -Value 1 -Type DWord

# Controleer de huidige instellingen
Get-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences" | Select-Object NewOutlookMigrationUserSetting, HideNewOutlookToggle

Methode 2: Via Group Policy (GPO)

Voor grotere omgevingen met Active Directory is Group Policy de aangewezen methode. Dit is wat de meeste enterprise-omgevingen zullen gebruiken:

  1. Download en installeer de nieuwste Microsoft 365 ADMX/ADML-sjabloonbestanden (versie 2026 of hoger).
  2. Open de Group Policy Management Console (gpmc.msc).
  3. Navigeer naar: User Configuration → Policies → Administrative Templates → Microsoft Outlook 2016 → Outlook Options → Other.
  4. Zoek de instelling "Manage user setting for new Outlook automatic migration".
  5. Stel de waarde in op 2 om de automatische migratie te blokkeren.
  6. Koppel het GPO aan de juiste OU's in Active Directory.

Vergeet niet om gpupdate /force uit te voeren op de doelmachines. Anders kan het even duren voordat het beleid actief wordt:

# Forceer Group Policy-update op de lokale machine
gpupdate /force

# Of op afstand via PowerShell voor meerdere computers
$computers = Get-ADComputer -Filter * -SearchBase "OU=Werkstations,DC=domein,DC=nl" | Select-Object -ExpandProperty Name
Invoke-GPUpdate -Computer $computers -Force -RandomDelayInMinutes 0

Methode 3: Via Microsoft Intune

Werk je in een cloud-managed omgeving? Dan kun je dezelfde registerwaarden uitrollen via een Intune-configuratieprofiel. Eerlijk gezegd wordt deze aanpak steeds populairder nu meer organisaties naar cloud management overstappen.

  1. Ga naar Microsoft Intune Admin Center → Devices → Configuration profiles.
  2. Maak een nieuw profiel aan: Platform = Windows 10 and later, Profile type = Settings catalog.
  3. Zoek naar "New Outlook Migration" en configureer de instellingen.
  4. Wijs het profiel toe aan de gewenste apparaatgroepen.

COM-add-ins inventariseren en migreren

Dit is waarschijnlijk het grootste pijnpunt van de hele migratie. En ik zeg dat niet licht.

De nieuwe Outlook ondersteunt geen COM-add-ins en geen VSTO-add-ins. Punt. Geen workaround, geen compatibiliteitsmodus. Als je organisatie afhankelijk is van add-ins voor compliance, beveiliging, CRM-integratie of workflow-automatisering, dan moet je nu actie ondernemen.

Stap 1: Inventariseer alle actieve COM-add-ins

Gebruik het volgende PowerShell-script om alle geïnstalleerde Outlook COM-add-ins op een werkstation in kaart te brengen. Het checkt zowel de machine-level als user-level registerpaden:

# Inventariseer COM-add-ins uit het register
$addInPaths = @(
    "HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins",
    "HKCU:\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins",
    "HKLM:\SOFTWARE\WOW6432Node\Microsoft\Office\Outlook\Addins"
)

foreach ($path in $addInPaths) {
    if (Test-Path $path) {
        Get-ChildItem -Path $path | ForEach-Object {
            $props = Get-ItemProperty -Path $_.PSPath
            [PSCustomObject]@{
                Naam         = $_.PSChildName
                Beschrijving = $props.Description
                FriendlyName = $props.FriendlyName
                LoadBehavior = $props.LoadBehavior
                Pad          = $path
            }
        }
    }
} | Format-Table -AutoSize

Stap 2: Controleer of er web-add-in alternatieven bestaan

Microsoft vervangt COM-add-ins door web-add-ins (ook wel Office Add-ins of Outlook Add-ins genoemd). Deze werken op basis van HTML, JavaScript en REST API's, en functioneren in zowel de nieuwe als de klassieke Outlook.

Neem contact op met je add-in-leveranciers en vraag naar hun migratieplannen. Veel grotere leveranciers (denk aan Salesforce, DocuSign en Adobe) bieden al web-add-in versies aan. Controleer ook de Microsoft AppSource Marketplace voor beschikbare alternatieven — je staat soms versteld van wat er inmiddels beschikbaar is.

Stap 3: Plan een gefaseerde uitrol

Rol de nieuwe Outlook niet uit naar gebruikers die afhankelijk zijn van COM-add-ins totdat er werkende alternatieven beschikbaar zijn. Gebruik de hierboven beschreven blokkeeringsmethoden om deze groep te beschermen. Klinkt vanzelfsprekend, maar ik heb organisaties gezien die dit over het hoofd zagen en dan mid-uitrol moesten terugdraaien.

PST-bestanden: het grote struikelblok

Ah, PST-bestanden. Het onderwerp waar iedere IT-beheerder een mening over heeft.

De nieuwe Outlook biedt alleen beperkte alleen-lezen toegang tot PST-bestanden. Je kunt geen PST-bestanden openen, importeren of aanmaken. Voor organisaties die PST-bestanden gebruiken voor archivering, juridische compliance of dataretentie is dit een serieus probleem.

Optie 1: Migreer naar Exchange Online Archiving

De door Microsoft aanbevolen oplossing (en eerlijk gezegd ook de meest toekomstbestendige) is om PST-bestanden te migreren naar Exchange Online Archive-postbussen. Dit biedt cloud-gebaseerde archivering die toegankelijk is vanuit zowel de nieuwe als de klassieke Outlook.

# Controleer of Exchange Online Archiving is ingeschakeld voor een gebruiker
Connect-ExchangeOnline
Get-Mailbox -Identity "[email protected]" | Select-Object ArchiveStatus, ArchiveDatabase, ArchiveQuota

# Schakel archivering in als deze nog niet actief is
Enable-Mailbox -Identity "[email protected]" -Archive

# Start een PST-import via het Microsoft 365 Compliance Center
# Ga naar: compliance.microsoft.com → Informatiegovernance → Importeren

Optie 2: Behoud klassiek Outlook voor PST-toegang

Een pragmatische tussenoplossing: installeer de nieuwe Outlook voor dagelijks gebruik, maar houd klassiek Outlook beschikbaar als secundaire client voor PST-bestandstoegang. Het is geen ideale langetermijnoplossing, maar het geeft je organisatie de tijd om PST-bestanden geleidelijk te migreren. Soms is 'goed genoeg' beter dan 'perfect maar onhaalbaar'.

Optie 3: Exporteer PST-bestanden naar andere formaten

Voor archiveringsdoeleinden kun je PST-bestanden converteren naar andere formaten (PDF, MBOX) met behulp van tools van derden. Dit is vooral nuttig voor juridische of compliance-archieven die niet actief hoeven te worden geraadpleegd.

Bekende problemen en oplossingen (maart 2026)

Microsoft houdt een actieve lijst bij van bekende problemen in de nieuwe Outlook. Hier zijn de issues waar je helpdesk het vaakst mee te maken krijgt — en wat je eraan kunt doen.

Probleem: Allen beantwoorden werkt niet in Microsoft 365-groepen

Status: In onderzoek. Gebruikers kunnen de functie "Allen beantwoorden" niet gebruiken bij berichten in Microsoft 365-groepen. Tijdelijke oplossing: gebruik Outlook on the web of schakel terug naar klassiek Outlook. Vervelend, maar gelukkig is er een workaround.

Probleem: Vertraging bij het verzenden van e-mail

Status: Workaround beschikbaar. E-mails blijven hangen in het Postvak UIT en worden pas na enkele minuten verzonden. Dit is een van de meest gemelde klachten. Probeer het volgende:

  1. Sluit de nieuwe Outlook volledig af (ook vanuit het systeemvak — dat vergeten mensen nog weleens).
  2. Verwijder de cache: navigeer naar %LocalAppData%\Microsoft\Olk en verwijder de inhoud.
  3. Start de nieuwe Outlook opnieuw op.

Probleem: Zoekresultaten zijn onvolledig

Status: Deels opgelost. De zoekfunctie in de nieuwe Outlook werkt fundamenteel anders dan in de klassieke versie. Het zoekalgoritme is cloudgebaseerd en kan oudere e-mails minder snel vinden. Een paar tips:

  • Gebruik specifiekere zoektermen in plaats van brede zoekopdrachten.
  • Schakel de offline modus in via Instellingen → Algemeen → Offline om lokale caching te verbeteren.
  • Controleer of alle mappen zijn gesynchroniseerd.

Probleem: Afdrukken van Word-bijlagen mislukt

Status: In onderzoek. Bij het afdrukken van een Word-document dat als bijlage aan een e-mail is toegevoegd, verschijnt een foutmelding. Workaround: sla de bijlage eerst lokaal op en open deze vervolgens in Word om af te drukken. Niet ideaal, maar het werkt.

Gebruikerstraining en communicatie

De technische migratie is maar de helft van het verhaal. Zonder goede communicatie en training eindigt elke Outlook-migratie in een stortvloed aan helpdesktickets. Dat is niet overdreven — ik heb het keer op keer zien gebeuren.

Hier is een beproefd communicatieplan dat goed werkt:

Fase 1: Vooraankondiging (3-6 maanden voor migratie)

  • Stuur een duidelijke e-mail naar alle medewerkers waarin je uitlegt wat er verandert en waarom.
  • Benadruk dat de klassieke Outlook beschikbaar blijft als terugvaloptie. Dat stelt mensen gerust.
  • Noem de belangrijkste verschillen: nieuw design, andere zoekervaring, geen PST-ondersteuning.

Fase 2: Pilotgroep (2-3 maanden voor brede uitrol)

  • Selecteer 20-50 tech-savvy gebruikers uit verschillende afdelingen als pilotgroep.
  • Laat hen de nieuwe Outlook gebruiken en documenteer alle problemen en feedback.
  • Gebruik deze feedback om je kennisbank en FAQ's te vullen. De pilotgroep levert je goud aan informatie op.

Fase 3: Gefaseerde uitrol

  • Rol de nieuwe Outlook uit per afdeling of locatie, niet voor de hele organisatie tegelijk.
  • Zorg voor extra helpdeskcapaciteit in de eerste twee weken na elke uitrolfase.
  • Monitor het aantal tickets gerelateerd aan de nieuwe Outlook en pauzeer de uitrol als het volume te hoog wordt. Liever een langzamere uitrol dan een overweldigde helpdesk.

Checklist voor IT-beheerders

Tot slot een handige checklist om je migratie gestructureerd voor te bereiden. Print 'm uit, hang 'm aan je bureau — wat je maar wilt:

  1. Blokkeer automatische migratie via GPO, Intune of register (doe dit nu, als je het nog niet hebt gedaan).
  2. Inventariseer alle COM-add-ins en zoek web-add-in alternatieven.
  3. Breng PST-bestanden in kaart en plan de migratie naar Exchange Online Archiving.
  4. Update je ADMX-sjablonen naar de nieuwste versie voor volledige GPO-ondersteuning.
  5. Stel een pilotgroep samen en start met testen.
  6. Schrijf kennisbankartikelen voor veelvoorkomende vragen van eindgebruikers.
  7. Plan extra helpdeskcapaciteit rondom de uitroldata.
  8. Controleer licenties: de nieuwe Outlook vereist een Microsoft 365-abonnement, geen perpetual-licentie.
  9. Test de offline modus: deze moet handmatig worden ingeschakeld en werkt anders dan in klassiek Outlook.
  10. Documenteer de terugvalprocedure: hoe schakelen gebruikers terug naar klassiek Outlook als dat nodig is?

Veelgestelde vragen

Kan ik de nieuwe Outlook naast de klassieke versie installeren?

Ja, beide versies kunnen naast elkaar bestaan op dezelfde machine. Gebruikers kunnen via de toggle-knop rechtsboven in klassiek Outlook wisselen. Wanneer je voor het eerst overschakelt, wordt gevraagd of je instellingen wilt importeren. Je kunt op elk moment terugschakelen naar de klassieke versie — er gaat niets verloren.

Wat gebeurt er met mijn Outlook-regels bij de migratie?

De meeste serverside-regels worden automatisch overgezet naar de nieuwe Outlook. Clientside-regels (regels die alleen worden uitgevoerd wanneer Outlook is geopend) worden echter niet ondersteund in de nieuwe versie. Controleer je regels vooraf en converteer clientside-regels naar serverside-regels waar mogelijk. Dit is een stap die veel beheerders vergeten.

Werkt de nieuwe Outlook offline?

Beperkt, helaas. De offline modus moet handmatig worden ingeschakeld via Instellingen → Algemeen → Offline. Standaard worden de laatste 7 dagen aan e-mail gecachet. Dat is aanzienlijk minder dan de uitgebreide offline mogelijkheden van klassiek Outlook met OST-bestanden.

Is de nieuwe Outlook veilig genoeg voor mijn organisatie?

Dit is een terechte zorg. De nieuwe Outlook routeert alle e-mailverkeer via Microsoft-cloudservers, ook voor accounts die geen Exchange Online gebruiken. Dit kan privacyzorgen opleveren, vooral voor organisaties met strenge datalokaliteitseisen. Bespreek dit met je privacy- en compliance-team voordat je migreert — en neem hier de tijd voor.

Hoe lang duurt het voordat de nieuwe Outlook dezelfde functies heeft als de klassieke versie?

Eerlijk antwoord? Waarschijnlijk nooit volledig. Microsoft werkt actief aan feature-pariteit, maar heeft geen concrete datum gegeven waarop alle functies beschikbaar zijn. Sommige functies — zoals VBA-macro's, volledige COM-add-in ondersteuning en geavanceerde zoekmappen — zullen waarschijnlijk nooit terugkeren in hun oorspronkelijke vorm. Microsoft positioneert web-add-ins en Power Automate als vervanging voor deze functionaliteiten.

Over de Auteur Editorial Team

Our team of expert writers and editors.